Digitalización

Digitalización certificada de documentos, está dirigida a todo tipo de empresas interesadas en sustituir el uso del papel por imágenes digitales que puedan ser consultadas de manera instantánea, sin riesgos de pérdida o deterioro como ocurre con los documentos en papel.

 

El proceso permite que la certificación electrónica en el documento digitalizado aporte el mismo valor legal probatorio que los de papel, de forma que es mucho más sencillo identificar la responsabilidad de áreas o departamentos que utilizan los documentos.

 

Beneficios de la digitalización de documentos

Consulta documental

  • Eficiencia en la consulta de documentos y expedientes.
  • Consultas simultáneas de documentos digitales por una gran cantidad de usuarios.
  • Incremento en la productividad del personal.

 

Archivo físico

  • Ahorros en papel, tonners, impresoras, copiadoras,  mobiliario de archivos, etc.
  • Reducción de las áreas de archivo físico y ahorros monetarios.
  • Reducción de riesgos por pérdida de documentos.
  • A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez, ni se dañan gradualmente  con el paso del tiempo.

 

Cambio cultural

  • Se elimina la cultura de las fotocopias y los archivos personales dentro del escritorio.
  • Se comparten los documentos digitales a través de la red, NO A TRAVÉS DE FOTOCOPIAS.

 

Seguridad

  • Acceso mediante clave personal con contraseña secreta.
  • Seguridad a nivel documento: los usuarios solo pueden ver los documentos para los que están autorizados.